Geribildirim, ekip içinde çalışanlara yarattıkları etkilerin farkında olmalarını ve bununla ilgili yansıma yapma fırsatını sunan bir araçtır. Bu sayede çalışan, potansiyelini yükseltecek fırsatları görerek çalışmalarında daha etkin hale gelecektir.
Geribildirimin ana amacı, geleceğe dair kişisel gelişim sağlamak olmalıdır. İnsanlar, bir işi ne kadar iyi veya kötü yaptıklarından ziyade, nasıl daha iyi yapabileceklerine dair yorumları duymayı tercih etmektedir. Bu bağlamda geribildirim ileriye dönük bir besleme olmalı ve bir aksiyon planı içermelidir. Bu hali ile davranışlarda dönüşüm sağlanması çok daha muhtemeldir.
Açık iletişim, şeffaflık, sürekli gelişim gibi değerlerimiz şirket kültüründe varsa, geribildirim de kültürün doğal bir parçası haline kolayca gelir ve dönemsellik değil, süreklilik arz eder. Böyle kültürlerde geribildirim, birbirimizin gelişmesine destek olabilmek için yaşattığımız bir araçtır ve bir 'hediye' niteliğinde algılanmaktadır.
Alınan her geribildirim farklı bir bakış açısı içerdiği için, her biri ayrı ayrı değerlidir. Her birinden öğrenebileceklerimiz muhakkak vardır.
Sürekli gelişime açık bir kurum kültüründe çalışanlar hatalarını veya eksiklerini bir kırılganlık noktası olarak görmek yerine bunları gelişmek için birincil fırsat olarak değerlendirirler. Robert Kegan ve Lisa Laslow Lahey 'in birlikte yazdıkları An Everyone Culture adlı kitapta bu konu nefis örneklerle ele alınmış ve geribildirim nasıl şirketlerin DNA'larının bir parçası haline gelmiş derinlemesine etkileri ile anlatılmıştır. Kitapta sürekli gelişimi yaşatan şirketler için çok güzel bir terim kullanılmış: 'DDO' (Deliberately Developmental Organization – Niyetli Gelişimsel Organizasyon).
Geleneksel yapılarda geribildirim yargı, kritik, genelde negatif söylemler içerirken, yeni nesil geribildirim süreci, bize gelişim fırsatları sunan bir süreç olarak tasarlanır. Genelde toplumsal kültürümüz, eleştiriyi negatif algıladığı için geribildirimleri de bu bağlamda otomatik olarak negatif algılanmıştır. Böyle bir algı motifi hepimizde var olabilir. Etkin bir geribildirim sürecini sistemsel olarak kullanmaya başladıkça bu algıyı dönüştürebilir, süreci eğlenceli bir hale getirebiliriz.
Şirketlerde, geribildirimden kaçınma sebeplerinden biri genelde zamandır. Zamanın bir bahane olarak verilmesine çok sık rastlarız. Halbuki uzun vadede, sürekli yaşayan bir geribildirim kültüründe çalışanlar daha hızlı gelişip yetkin hale geldikçe, size geribildirim için harcadığınız zamandan çok daha fazlasını kazandıracaktır. Aslında geribildirim sürecini yaşatamamak şirketler için önemli bir maliyettir.
Geribildirim Sürecinde Diyalog Oluşturmak:
Geribildirimler, monolog değil diyalog halinde verildiğinde farkındalık yaratacak ve aksiyona dönüşecektir. Bazen beklenenin çok daha ötesinde güzel sonuçlar doğurabilir çünkü ortak üretilen bir sürecin sonucudur.
Geribildirimler ayrıca spesifik bir konu , olay, süre ile ilgili olduğunda çok daha etkindir.
Etkin bir geribildirim aşağıda bahsedeceğimiz basamakları içerdiğinde süreç bir diyalog halinde gelişir ve yapıcı bir hal alır:
1. Soru soralım/ keşfedelim:
Geribildirimler belli bir konu veya süreç ile ilgili olmalı, çok genel olmamalıdır. İlk işimiz soru sorarak karşımızdakinin görüşünü dinlemek olsun. Sorularımızın açık uçlu sorular olması önemlidir; daha geniş bir içgörü elde ederiz.
Karşı tarafın davetini beklemeden geribildirim istemek, meraklı olmak süreçte bizi rahatlatır çünkü merakın olduğu yerde, zihinde otomatik bir tehdit algısı oluşmaz.
2. Kendi fikirlerimizi paylaşalım:
Vereceğimiz geribildirim bize ait bir görüştür. Kendi bakış açımız ve gözlemimizdir, bizde yarattığı etkinin paylaşımıdır. Fikirlerimizi dengeli bir şekilde belirtmeli, yargı cümleleri kurmamalıyız. Gelişime açık fırsatları paylaşırken nelerin iyi olduğunu da belirtmeye özen göstermeliyiz. Güçlü yönlerin keşfi, fark edilmesi ve daha da geliştirilmesi de kişisel gelişim için önemlidir.
3. Netlik kazanalım:
Tam kavrayamadığımız geribildirimler için açıklık isteyelim, spesifik olarak ne denmek istediğini soralım. Kabul etmesi zor, bize iyi hissettirmeyen geribildirimler alsak dahi bunun içindeki doğruluk payını keşfetmeye çalışalım, meraklı olalım; soru soralım. Geribildirim veren de, ne demek istediğinin geribildirim alan tarafından tam anlamıyla anlaşılıp anlaşılmadığı ile ilgili sorular sorup netliğin elde edildiğinden emin olmalıdır.
4. Aksiyon alalım:
Bir geribildirimin dönüştürücü ve geliştirici şekle dönüşmesi için bir hareket planı ile sonlanması önemlidir. Geribildirim alan, gelişmeye açık noktaları için neler yapacağınla ilgili fikirler ve plan oluşturarak sorumluluk üstlenir. Bu süreç birlikte oluşturulup takip edildiğinde etkin dönüşümler sağlanacaktır. Alınan aksiyon adımlarının takibini geribildirim veren de üstlenerek sürece destek sağlamalıdır.
Geribildirimlerimizi bize değişik gelen ve çalışması kolay olmayan insanlardan almak çok daha farklı bir bakış açısı elde etmemizi ve belki de görmezden geldiğimiz bazı kör noktalarımızı keşfetmemizi sağlar. Özellikle böyle kişilerle geribildirim süreci oluşturma ve diyalog kurma kabiliyetimiz anlamında da derin bir zihin egzersizi olur.
Soru sormak, fikirlerimizi paylaşmak, netlik kazanmak ve elde edilen içgörüler ile bir aksiyon planı oluşturmak için destekleyici olmak, ilişkilerde güçlü bir "güven" de yaratır. İlişkide güveni derinleştirmek için geribildirimlere açık olalım, bir keşif ve gelişim niyeti ile süreci içselleştirelim.
Mevlana S.Rumî’nin bu konuyla ilişkilendirebileceğimiz kıymetli bir sözü ile bu konuyu tamamlayalım.
"Doğrunun ve yanlışın ötesinde bir yer var, seninle orada buluşalım."